Boty w Microsoft Teams. Wykorzystaj ich potencjał w pracy zdalnej (Twojego zespołu)

Microsoft Teams bot – pracownik, który zawsze pomoże 

Boty w Microsoft Teams to nieodłączna część platformy od początku jej istnienia. Powstają po to, by ułatwić życie firmom i wspierały ich pracowników w codziennej pracy. 

Microsoft Teams od początku udostępnia aplikację Microsoft Bot Framework, za pomocą której można tworzyć i integrować boty urozmaicające i ułatwiające codzienną pracę na platformie amerykańskiego giganta.

Od tego czasu popularność botów na Microsoft Temas rośnie, co przekłada się również na ich ilość. Microsoft widzi ich skuteczność. Sam posiada własnego bota – wirtualnego asystenta o nazwie Who, który pozwala wyszukiwać osoby w organizacji odpowiedzialne za dany obszar w firmie. 

Możliwość zintegrowania bota, który naturalnie wejdzie w interakcje z użytkownikami za pośrednictwem czatu, poszerza możliwości zespołu w komunikacji, szczególnie w obszarze automatyzacji konkretnych procesów.

Oto kilka przykładów zadań, które firmy przenoszą z powodzeniem do Microsoft Teams, a które można skutecznie zautomatyzować:

• Zebranie ekspertów, menedżerów i kadry kierowniczej w jednym obszarze roboczym, aby wspólnie stworzyć program do wirtualnego onboardingu dla pracowników – sam onboarding można zautomatyzować, a bot może wysłać wiadomość o dodaniu nowej osoby do zespołu.
• Prowadzenie spotkań z pracownikami z różnych miast i krajów – bot mógłby stanowić podstawowe źródło wiedzy na temat poruszanych kwestii, poinformować o utworzeniu specjalnego kanału do rozmów, zmiany jego nazwy lub usunięcia.
• Zbieranie informacji o nowym produkcie od dostawców i wszystkich innych osób zaangażowanych w proces produkcyjny: gromadzenie specyfikacji, funkcji, instrukcji obsługi, dzienników aktualizacji itp. – wszystkie elementy tego procesu da się zautomatyzować w formie krótkich pytań i odpowiedzi.
• Planowanie projektu, przydzielanie zadań członkom zespołu, udostępnianie harmonogramu realizacji i informowanie wszystkich o postępach – na każdym etapie bot może pomóc przypominając o poszczególnych etapach realizacji projektów.
• Współtworzenie postów na blogu i planowanie aktualizacji treści – bot sprawdzi się jako narzędzie do przypominania o postępie prac i poinformuje zespół o publikacji.
• Tworzenie bazy wiedzy – bot sprawdzi się wówczas w przeszukiwaniu dokumentów, FAQ (w razie potrzeby przekazuje pytania do osoby w organizacji).

Większość zadań, które umieszczasz w kategorii: komunikacja, myśląc o pracy z Microsoft Teams, może podlegać automatyzacji. Dzięki temu Twój zespół łatwiej ustali priorytety, jeśli pod ręką znajdzie się wirtualny asystent, który odciąży pracowników w wielu kwestiach i skróci czas pracy nad projektami, pozwalając osobom za nie odpowiedzialnym skupić się na ważniejszych zadaniach.