Automatyczna windykacja z głosowym asystentem AI
Asystent AI przejmuje pierwszy kontakt w sprawach zaległych płatności: dzwoni, weryfikuje rozmówcę, przypomina o należności, ustala deklarację spłaty i wysyła link do płatności.
- Integracja z CRM/ERP
- Linki do płatności SMS/e-mail
Voicebot Koda
Do
100 tys.
połączeń dziennie
Czas wdrożenia
2-4 tygodnie
Przetestuj rozwiązanie – porozmawiaj z agentem AI
Voicebot jest gotowy na Twój telefon
Ręczny monitoring płatności spowalnia odzyskiwanie gotówki
Niskie kwoty, duża skala
Telefon w sprawie faktury na kilkaset złotych często kosztuje więcej, niż firma chce wydać na obsługę tej wierzytelności. Zaległości odkładane na później trudniej odzyskać.
Koszty pustych połączeń
Zajęte linie, brak odpowiedzi i poczta głosowa zajmują konsultantom dużą część dnia, zanim dojdzie do rozmowy. Firma płaci za czas oczekiwania i ponawiania prób.
Ryzyko rotacji w zespole
Agresja, uniki i testowanie procedur obciążają konsultantów w codziennej pracy. Po serii trudnych rozmów spada tempo obsługi, rośnie frustracja i zwiększa się ryzyko odejść z zespołu.
Ręczna wysyłka SMS-ów i faktur
Konsultant musi przełączać się między systemami, generować linki, kopiować kwoty i wysyłać duplikaty dokumentów. To wydłuża rozmowę i zwiększa ryzyko pomyłki.
Ryzyko naruszeń RODO
W pośpiechu łatwo ujawnić szczegóły sprawy niewłaściwej osobie albo pominąć obowiązkową informację o nagrywaniu. Każdy taki błąd może oznaczać ryzyko prawne i wizerunkowe.
Niepełne dane w CRM
Ręczne notatki bywają opóźnione, skrótowe lub niespójne. Manager nie zawsze widzi, kto zadeklarował płatność, kto zgłosił reklamację i które sprawy wymagają interwencji.
Więcej obsłużonych spraw bez powiększania zespołu
Voicebot przejmuje masowy monitoring płatności: wykonuje próby kontaktu, prowadzi rozmowę według procedury, weryfikuje rozmówcę i zapisuje wynik w systemie. Konsultanci nie tracą czasu na rutynowe sprawy i mogą skupić się na rozmowach wymagających negocjacji, decyzji biznesowej lub obsługi reklamacji.
363%
wzrost efektywności odzyskiwania należności
Źródło: De Vries Group, 2025
Skrócony czas od deklaracji do płatności
Gdy klient deklaruje płatność, voicebot może od razu wysłać SMS-em lub e-mailem link do szybkiej płatności, duplikat faktury albo instrukcję przelewu. Po rozmowie zapisuje w CRM status sprawy, termin deklarowanej wpłaty, wybrany kanał kontaktu i kolejny krok. Dzięki temu zespół działa na aktualnych danych, a klient dostaje wszystko, czego potrzebuje, by zapłacić bez odkładania sprawy na później.
100%
kompletnej dokumentacji w CRM
Zgodność z RODO i zespół wolny od rutynowych spraw
Voicebot prowadzi każdą rozmowę według ustalonej procedury: informuje o nagrywaniu, weryfikuje rozmówcę i nie ujawnia danych osobie nieuprawnionej. Rutynowe kontakty obsługuje automatycznie, a konsultantom przekazuje tylko sprawy wymagające decyzji, negocjacji lub indywidualnego podejścia, zmniejszając powtarzalność i ryzyko popełnienia błędu.
68%
naruszeń danych ma komponent ludzki
Verizon, Data Breach Investigations Report 2024
Monitoring należności wymagający skalowania
Wszędzie tam, gdzie liczba spraw rośnie szybciej niż możliwości zespołu.
Firmy zarządzające wierzytelnościami
Automatyzacja monitoringu spraw, w których liczy się szybki kontakt, powtarzalność procedury i aktualny status w systemie. Bot może obsłużyć dużą bazę i przekazać konsultantom tylko wybrane sprawy.
Kancelarie prawno-windykacyjne
Voicebot kwalifikuje sprawy, zbiera deklaracje spłaty, odnotowuje reklamacje i wskazuje, które przypadki powinny trafić do dalszego etapu obsługi. Zespół prawny nie traci czasu na pierwszy, rutynowy kontakt.
Działy finansowe i credit control
Dla firm B2B, które masowo wystawiają faktury i regularnie prowadzą monitoring płatności. Bot przypomina o należnościach, wysyła dokumenty i porządkuje statusy bez angażowania kolejnych etatów.
TSL, telco, utilities, SaaS i e-commerce B2B
Dla firm z dużą liczbą małych lub cyklicznych płatności: abonamenty, faktury za usługi, subskrypcje, przesyłki lub rozliczenia okresowe. Bot pozwala szybko reagować na zaległości, zanim trafią do droższej ścieżki odzyskiwania.
Voicebot windykacyjny, który naprawdę działa
Naturalna rozmowa
Asystent AI prowadzi dynamiczną rozmowę bez zbędnych pauz i sztucznego menu IVR. Rozumie intencje rozmówcy i wraca do celu rozmowy, gdy pojawiają się dygresje.
Transparentny start rozmowy
Od pierwszych sekund komunikuje, kim jest, w czyim imieniu dzwoni i informuje o nagrywaniu. Nie udaje człowieka. Prowadzi rozmowę w sposób jasny i profesjonalny.
Bezpieczna weryfikacja rozmówcy
Przed podaniem szczegółów finansowych bot sprawdza, czy rozmawia z osobą upoważnioną. Gdy odbierze ktoś inny, nie ujawnia danych i przechodzi do bezpiecznego scenariusza.
Raportowanie i optymalizacja
Każda rozmowa może być opisana statusem, transkrypcją i wynikiem. Manager widzi skuteczność kampanii, deklaracje płatności, powody braku płatności oraz miejsca do poprawy scenariusza.
Omnichannel: SMS i e-mail
W trakcie lub po rozmowie voicebot windykacyjny może wysłać link do płatności, duplikat faktury, instrukcję przelewu lub potwierdzenie ustaleń. Klient dostaje konkretny kolejny krok natychmiast.
Integracja z CRM/ERP
Bot pobiera dane sprawy, kwoty, numery faktur i statusy, a po rozmowie zapisuje wynik kontaktu. Dzięki temu zespół pracuje na aktualnych danych, bez ręcznego przepisywania notatek.
Płynne przekazanie do konsultanta
Jeśli klient żąda człowieka, zgłasza skomplikowaną reklamację lub sprawa wymaga decyzji, voicebot przekazuje rozmowę lub tworzy zadanie dla konsultanta z pełnym kontekstem.
Wdrożenie
2–4 tygodnie
Sprawne wdrożenie – krok po kroku
01
Analiza potrzeb
Poznajemy proces monitoringu należności, typy spraw, statusy w systemie, politykę kontaktu i najczęstsze odpowiedzi klientów. Ustalamy, które segmenty nadają się do automatyzacji w pierwszej kolejności.
02
Projekt scenariusza i procedur
Tworzymy przebieg rozmowy: start, informacja o nagrywaniu, weryfikacja rozmówcy, przypomnienie o płatności, obsługa wyjątków, link do płatności, reklamacje i przekazanie do konsultanta.
03
Integracja z systemami
Łączymy voicebota z CRM, ERP, systemem windykacyjnym, telefonią oraz kanałami SMS/e-mail. Ustalamy, jakie dane bot pobiera i jakie statusy zapisuje po rozmowie.
04
Testy na wybranej próbce
Sprawdzamy jakość rozmowy, poprawność danych, zachowanie bota w nietypowych sytuacjach i sposób zapisu wyników w systemie. Dopiero po testach przechodzimy do kampanii produkcyjnej.
05
Uruchomienie i skalowanie
Startujemy od jednego scenariusza lub segmentu spraw, a następnie zwiększamy wolumen połączeń. Bot może obsługiwać kolejne portfele, języki, kanały i typy należności.
06
Raporty i usprawnienia
Monitorujemy skuteczność, deklaracje płatności, powody odmowy, przekazania do konsultanta i jakość danych. Na tej podstawie optymalizujemy scenariusz oraz reguły kampanii.
Twoje pytania – nasze odpowiedzi
Odpowiedzi na kluczowe pytania dotyczące głosowych agentów AI dla zarządzania wierzytelnościami.
Voicebot przejmuje powtarzalny, masowy pierwszy kontakt: przypomnienia o płatności, weryfikację rozmówcy, zebranie deklaracji i wysyłkę linku do płatności. Konsultanci nadal obsługują sprawy złożone, reklamacyjne, sporne lub takie, w których klient wyraźnie chce rozmawiać z człowiekiem.
Najlepiej działa bot, który jest transparentny i konkretny. Głosowy agent AI od początku jasno komunikuje, kim jest i w czyim imieniu dzwoni. Nie przeciąga rozmowy, nie udaje człowieka i szybko przechodzi do celu: weryfikacji rozmówcy, informacji o sprawie i ustalenia następnego kroku.
Przed podaniem jakichkolwiek szczegółów finansowych bot przeprowadza uzgodniony etap weryfikacji rozmówcy. Jeśli telefon odbierze osoba nieupoważniona, voicebot nie ujawnia danych sprawy i może poprosić o przekazanie rozmowy, wskazać oficjalny kanał kontaktu albo zakończyć połączenie. Scenariusz obejmuje także informację o nagrywaniu i reakcję na brak zgody.
Bot może przyjąć deklarację wcześniejszej wpłaty, poinformować o czasie księgowania, poprosić o przesłanie potwierdzenia albo wysłać klientowi adres e-mail do dokumentów. Jeśli klient zgłasza reklamację lub kwestionuje należność, bot odnotowuje to w systemie i przekazuje sprawę do odpowiedniego zespołu.
Tak. Voicebot może działać w modelu omnichannel: po deklaracji klienta wysyła SMS lub e-mail z linkiem do płatności, duplikatem faktury, numerem rachunku albo instrukcją przelewu. Dzięki temu rozmowa kończy się konkretnym krokiem, a nie tylko obietnicą.
Bot nie reaguje emocjonalnie. Trzyma się procedury, spokojnie wraca do celu rozmowy i nie daje się wciągnąć w rozmowy niezwiązane ze sprawą. Przy agresji, odmowie współpracy lub sytuacji wymagającej człowieka może zakończyć rozmowę, zapisać status lub przekazać kontakt konsultantowi.
Scenariusz może przewidywać płynne przekazanie do konsultanta lub utworzenie zadania oddzwonienia. Bot przekazuje kontekst: kto odebrał, co powiedział klient, jaki był status sprawy i czy wysłano link lub dokumenty.
Podstawowy scenariusz można zwykle uruchomić w ciągu 2-4 tygodni. Bot pobiera dane z CRM, ERP lub systemu windykacyjnego: numer telefonu, kwotę, numer faktury, termin płatności, status sprawy i reguły kampanii. Zakres integracji zależy od środowiska klienta.
Tak, jeśli firma chce udostępnić taki scenariusz i zdefiniuje reguły biznesowe: minimalną kwotę raty, liczbę rat, terminy, wymagane zgody i sposób potwierdzenia ustaleń. Jeśli sprawa wykracza poza reguły, bot może przekazać klienta konsultantowi.
Wolumen jest skalowalny i ustalany na etapie konfiguracji kampanii. W praktyce bot może obsługiwać nawet 100 tys. prób kontaktu dziennie (wykonując nawet 200 połączeń w tym samym czasie), ale limity powinny uwzględniać jakość bazy, politykę częstotliwości kontaktu, dostępność konsultantów do eskalacji oraz zasady prawne i operacyjne klienta.
Tak. Podstawowym językiem jest polski, ale scenariusze można przygotować także w innych językach – np. dla klientów zagranicznych, spółek międzynarodowych albo portfeli obsługiwanych w kilku krajach. Zakres językowy ustalamy podczas analizy potrzeb.