Nowoczesna komunikacja urzędu z mieszkańcami – 24/7
Bezpłatny program pilotażowy „Wirtualny Asystent Petenta” jest skierowany do urzędów, które chcą usprawnić obsługę mieszkańców, odciążyć pracowników i wprowadzić nowoczesne rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji.
Jak działa Wirtualny Asystent Petenta?
Asystent dostępny na stronie urzędu będzie odpowiadał mieszkańcom na pytania przez całą dobę, pomagając im w przygotowaniu dokumentów, odnalezieniu właściwych formularzy i uzyskaniu potrzebnych informacji.
Asystent zostanie przygotowany w oparciu o treści z oficjalnych stron urzędu, najczęściej zadawane pytania mieszkańców oraz wiedzę pracowników o codziennych procedurach. Dzięki temu będzie odpowiadał w sposób precyzyjny, zgodny z aktualnymi informacjami i przyjazny dla użytkownika.
Kto już korzysta z rozwiązań KODA?
Korzyści
Wdrożenie Wirtualnego Asystenta Petenta to konkretne korzyści dla urzędu — zarówno organizacyjne, jak i wizerunkowe.
Odciążenie pracowników
Chatbot automatycznie odpowiada na najczęściej zadawane pytania, dzięki czemu urzędnicy mogą skupić się na bardziej złożonych sprawach.
Skrócenie czasu obsługi
Mieszkańcy przychodzą do urzędu lepiej przygotowani, wiedząc, jakie dokumenty i formularze są potrzebne.
Większa dostępność urzędu
Mieszkańcy mogą uzyskać potrzebne informacje o każdej porze i w dowolnym dniu również poza godzinami pracy urzędu.
Korzyści wizerunkowe
Wdrożenie asystenta AI pokazuje, że samorząd stawia na nowoczesne rozwiązania i dba o wygodę mieszkańców.
Dołącz do pilotażu
Najczęściej zadawane pytania
Kto może wziąć udział w programie pilotażowym?
W programie mogą uczestniczyć urzędy gmin, urzędy miast, urzędy stanu cywilnego zainteresowane usprawnieniem obsługi mieszkańców.
Czy udział w programie jest bezpłatny?
Tak, udział w programie badawczym jest bezpłatny.
Jak długo potrwa pilotaż?
Pilotaż potrwa co najmniej miesiąc a zacznie się w pierwszym półroczu 2026 roku.
Jak może wyglądać współpraca po zakończeniu pilotażu?
Po zakończeniu etapu badawczego projekt może wejść w fazę rozwoju, w której asystent będzie udoskonalany w zakresie obsługi mieszkańców. W tej fazie miasta i gminy będą mogły korzystać z wirtualnego asystenta bezpłatnie. Po zakończeniu etapu badawczego i etapu rozwoju, korzystanie z usługi będzie odpłatne.
Na czym będzie polegać współpraca?
Do przygotowania wirtualnego asystenta KODA potrzebne będą instrukcje, procesy i procedury obsługi mieszkańców oraz przykłady rzeczywistych zgłoszeń i zapytań (w tym opisy sytuacji występujących w kontaktach mieszkańców z pracownikami urzędu). Przed uruchomieniem urząd wyznaczy osoby odpowiedzialne za konsultacje dotyczące specyficznych przypadków, które mogą pojawić się w dialogach z asystentem. Wszystkie dane zostaną zanonimizowane, a ich przetwarzanie odbędzie się zgodnie z regulacjami RODO.
Co będzie potrzebne po stronie urzędu do rozpoczęcia pilotażu?
Gmina powinna posiadać stronę internetową umożliwiającą osadzenie okna dialogowego (widgetu) prowadzącego do asystenta. Ponadto po stronie urzędu powinna zostać wskazana osoba odpowiedzialna za koordynację projektu oraz wymianę spostrzeżeń z zespołem wdrożeniowym.
Jakich prac po stronie urzędu będzie wymagało wdrożenie wirtualnego asystenta?
Informatyk gminy lub osoba obsługująca stronę internetową osadzi okno dialogowe (widget) zgodnie z instrukcją i przy wsparciu naszego zespołu. Czynność ta jest porównywalna do dodania kodu Google Tag Manager (GTM).
Czy wirtualny asystent będzie wymagał dodatkowej obsługi po wdrożeniu?
Nie, wirtualny asystent nie wymaga bieżącej obsługi przez personel gminy. Po przeszkoleniu i pod nadzorem firmy KODA pracownicy urzędu będą mogli samodzielnie aktualizować podstawowe informacje o funkcjonowaniu urzędu oraz o zmianach w obsługiwanych sprawach.
Ile będzie kosztowała usługa wirtualnego asystenta po okresie badawczym i rozwoju?
Model cenowy będzie obejmował jednorazową opłatę za wdrożenie oraz miesięczne opłaty abonamentowe. Ich wysokość będzie uzależniona m.in. od liczby urzędów, które zdecydują się na zakup usług wirtualnego asystenta oraz wielkości gminy.
Czy asystent może odpowiadać w kilku językach, np. po angielsku lub ukraińsku?
Asystent będzie obsługiwał mieszkańców w języku polskim. Obsługa w innych językach, takich jak angielski czy ukraiński, będzie możliwa po zakończeniu etapów badawczego i rozwojowego w ramach komercyjnego świadczenia usług przez firmę KODA.